چطور یک وبینار موفق برگزار کنیم؛ راهنمای قدم‌به‌قدم
وبینار موفق با هدف روشن، دعوت به‌موقع، آمادگی فنی و اجرای تعاملی ساخته میشود. در این راهنما قدم‌به‌قدم از برنامه‌ریزی تا پیگیری بعد از وبینار را مرور می‌کنیم.
برگزاری یک وبینار موفق بیشتر از آن‌که به ابزار گران یا استودیوی حرفه‌ای وابسته باشد، به برنامه‌ریزی درست بستگی دارد. بسیاری از وبینارها نه به‌خاطر محتوای ضعیف، بلکه به‌خاطر دعوت دیرهنگام، صدای نامفهوم، شروع با تأخیر یا جلسه‌ای یک‌طرفه و خسته‌کننده شکست می‌خورند. در این راهنما قدم‌به‌قدم مرور می‌کنیم که چطور از یک ایدهٔ ساده به وبیناری برسید که مخاطب تا آخر آن بماند، سؤال بپرسد و بعد از جلسه هم با شما در ارتباط باشد.
این راهنما برای مدرسان، آموزشگاه‌ها، تیم‌های بازاریابی و هر کسی نوشته شده که می‌خواهد یک رویداد آنلاین آموزشی یا معرفی محصول برگزار کند؛ چه اولین تجربهٔ شما باشد و چه بخواهید وبینارهای قبلی‌تان را بهتر کنید.
۱. پیش از هر چیز، هدف و مخاطب را روشن کنید
اولین سؤال این نیست که وبینار چه روزی باشد؛ این است که بعد از پایان جلسه، شرکتکننده باید چه چیزی بداند یا چه کاری انجام دهد. یک جملهٔ هدف بنویسید، مثلاً: «شرکتکنندهها بعد از این جلسه می‌توانند اولین کلاس آنلاین خود را بدون کمک فنی برگزار کنند.» همین جمله بعداً معیار انتخاب عنوان، اسلایدها، مثال‌ها و حتی مدت جلسه میشود.
بعد مخاطب را دقیق کنید. وبیناری که برای مدیر آموزشگاه طراحی شده با وبیناری که برای دانشجو برگزار میشود فرق دارد؛ هم در زبان، هم در مثال‌ها و هم در زمان مناسب برگزاری. هرچه تصویر روشن‌تری از مخاطب داشته باشید، دعوت شما هم برای همان آدم‌ها جذاب‌تر میشود.
یک موضوع، یک وعده
وبینارهای موفق معمولاً یک مسئلهٔ مشخص را حل می‌کنند. به‌جای عنوان کلی «همه‌چیز دربارهٔ آموزش آنلاین»، عنوانی مثل «پنج اشتباه رایج در اولین کلاس آنلاین و راه جلوگیری از آن‌ها» انتخاب کنید. عنوان مشخص هم ثبت‌نام بیشتری می‌گیرد و هم انتظار مخاطب را درست تنظیم می‌کند.
۲. قالب و زمان مناسب را انتخاب کنید
قالب وبینار را با هدفتان هماهنگ کنید. برای آموزش یک مهارت، ارائهٔ کوتاه همراه با نمایش زنده جواب می‌دهد. برای معرفی محصول، ترکیب ارائه و پرسش و پاسخ بهتر است. اگر چند سخنران دارید، از قبل ترتیب صحبت و زمان هر نفر را مشخص کنید تا جلسه از برنامه خارج نشود.
- ارائه و پرسش و پاسخ: مناسب آموزش و معرفی یک موضوع مشخص.
- گفت‌وگوی چندنفره: مناسب بحث تخصصی با حضور چند مهمان.
- کارگاه عملی: مناسب وقتی مخاطب باید هم‌زمان کاری را انجام دهد.
- رویداد چندروزه: مناسب همایش یا دورهٔ کوتاه که در چند نوبت برگزار میشود.
دربارهٔ زمان هم عجله نکنید. روز و ساعتی را انتخاب کنید که مخاطب شما واقعاً آزاد است؛ برای کارمندان معمولاً عصر روزهای کاری و برای دانش‌آموزان و دانشجویان زمان‌هایی خارج از ساعت کلاس. مدت جلسه را هم واقع‌بینانه بگیرید و زمانی برای پرسش و پاسخ کنار بگذارید.
۳. صفحهٔ معرفی و ثبت‌نام را جدی بگیرید
مخاطب پیش از ثبت‌نام باید در چند ثانیه بفهمد این وبینار دربارهٔ چیست، برای چه کسی است، چه زمانی برگزار میشود و چه چیزی از آن یاد می‌گیرد. یک صفحهٔ معرفی ساده با عنوان روشن، سه تا پنج نکتهٔ کلیدی، معرفی کوتاه سخنران و یک دکمهٔ ثبت‌نام کافی است.
فرم ثبت‌نام را کوتاه نگه دارید. هر فیلد اضافه، تعدادی از ثبت‌نام‌کننده‌ها را منصرف می‌کند. فقط اطلاعاتی را بخواهید که واقعاً برای برگزاری یا پیگیری لازم دارید. اگر برای شرکتکنندهها لینک ورود اختصاصی می‌فرستید، مطمئن شوید پیام دعوت دقیقاً می‌گوید چه زمانی و از کجا وارد شوند.
دعوت و یادآوری به‌موقع
دعوت را چند روز زودتر بفرستید و نزدیک زمان جلسه یک بار دیگر یادآوری کنید. در پیام یادآوری، لینک ورود، زمان دقیق و یک جملهٔ کوتاه دربارهٔ آنچه در جلسه اتفاق می‌افتد بیاورید. این کار حضور واقعی را به‌مراتب بیشتر می‌کند.
۴. آمادگی فنی؛ صدا مهم‌تر از تصویر است
مخاطب تصویر کمی تار را تحمل می‌کند، اما صدای قطع‌ووصل یا پرنویز را نه. یک میکروفون یقهای یا هدست ساده کیفیت صدای شما را بسیار بهتر از میکروفون داخلی لپ‌تاپ می‌کند. نور را روبهروی صورت بگذارید، نه پشت سر، و پس‌زمینه را خلوت کنید.
- یک روز قبل، صدا، تصویر و اشتراک صفحه را با همان دستگاه و همان اینترنتی که روز وبینار استفاده می‌کنید آزمایش کنید.
- اسلایدها و فایل‌هایی را که می‌خواهید بفرستید از قبل آماده و نام‌گذاری کنید.
- اعلان‌های رایانه و گوشی را خاموش کنید تا وسط ارائه پیامی روی صفحه ظاهر نشود.
- ده تا پانزده دقیقه زودتر وارد اتاق شوید و همه‌چیز را یک بار دیگر بررسی کنید.
- اگر همکار دارید، نقش او را برای مدیریت چت و پاسخ به سؤال‌ها مشخص کنید.
در یومیت ورود از مرورگر انجام میشود و شرکتکننده لازم نیست برنامهای نصب کند؛ همین موضوع بخش بزرگی از مشکلات فنی روز وبینار را کم می‌کند. برای آشنایی با ابزارهای داخل اتاق مثل تخته، اشتراک صفحه، چت و فایل، راهنمای ابزارهای داخل اتاق را ببینید.
۵. محتوا را برای توجه کوتاه مخاطب بچینید
توجه مخاطب آنلاین زودتر از کلاس حضوری پراکنده میشود. پس محتوا را در بخشهای کوتاه بچینید و هر بخش را با یک پیام روشن تمام کنید. اسلایدها باید پشتیبان حرف شما باشند، نه متن کامل آن؛ روی هر اسلاید یک ایدهٔ اصلی و تا حد ممکن تصویر یا مثال بگذارید.
ساختار پیشنهادی جلسه
- شروع: خوشامد، معرفی کوتاه و گفتن این‌که جلسه به کجا می‌رسد.
- بدنه: سه یا چهار بخش اصلی، هر کدام با یک مثال واقعی.
- تعامل: بعد از هر بخش یک سؤال کوتاه یا فرصت پرسش.
- جمع‌بندی: مرور نکته‌های اصلی و قدم بعدی برای مخاطب.
- پرسش و پاسخ: زمانی که از قبل برایش برنامه‌ریزی کرده‌اید.
۶. در طول جلسه تعامل بسازید
وبیناری که فقط یک نفر در آن حرف می‌زند، زود خسته‌کننده میشود. از چت برای پرسیدن سؤال‌های کوتاه استفاده کنید، از شرکتکنندهها بخواهید تجربه‌شان را بنویسند و به چند پیام با ذکر موضوعش پاسخ دهید. اگر کسی می‌خواهد صحبت کند، با قابلیت دست بالا بردن به او اجازهٔ صحبت بدهید تا نظم جلسه به هم نخورد.
مدیریت جلسه هم بخشی از تعامل است. اگر کسی مزاحم جلسه شد، میزبان می‌تواند میکروفون او را ببندد یا او را از اتاق بیرون کند و ابزارهایی مثل چت یا اشتراک صفحه را برای شرکتکنندهها قفل کند. جزئیات این کنترل‌ها در راهنمای مدیریت شرکتکنندهها در اتاق آمده است.
سؤال‌ها را مدیریت کنید، نه سانسور
سؤال‌های تکراری را با هم جواب دهید و سؤال‌هایی را که به موضوع جلسه ربطی ندارند به بعد از جلسه موکول کنید. اگر همکار دارید، او می‌تواند سؤال‌ها را دسته‌بندی کند تا در بخش پرسش و پاسخ، مهم‌ترین‌ها را جواب دهید.
۷. بعد از وبینار، کار تمام نشده است
بیشترین ارزش وبینار اغلب بعد از آن ساخته میشود. در همان روز برای شرکتکنندهها پیام تشکر بفرستید و خلاصهٔ نکته‌ها، فایل اسلایدها و قدم بعدی را در آن بیاورید. برای کسانی که ثبت‌نام کرده‌اند ولی نیامده‌اند هم پیام جداگانه‌ای بنویسید.
گزارش حضور به شما می‌گوید چه کسانی آمدند و چه مدت ماندند. در پنل یومیت زمان ورود و خروج هر نفر و مدت حضورش ثبت میشود و می‌توانید آن را به صورت فایل اکسل دریافت کنید؛ روش کار در راهنمای گزارش حضور و غیاب توضیح داده شده است.
از هر وبینار برای وبینار بعدی یاد بگیرید
چند سؤال کوتاه از شرکتکنندهها بپرسید: کدام بخش مفیدتر بود، چه چیزی کم بود و موضوع بعدی چه باشد. این بازخوردها را کنار آمار حضور بگذارید تا بدانید کدام زمان، کدام عنوان و کدام قالب برای مخاطب شما بهتر جواب می‌دهد.
چک‌لیست خلاصه
| مرحله | کار اصلی |
|---|---|
| برنامه‌ریزی | نوشتن جملهٔ هدف و تعیین مخاطب |
| معرفی و ثبت‌نام | صفحهٔ معرفی روشن و فرم کوتاه |
| یک روز قبل | آزمایش صدا، تصویر و اشتراک صفحه |
| روز جلسه | ورود زودتر و یادآوری به شرکتکنندهها |
| حین جلسه | تعامل منظم و مدیریت سؤال‌ها |
| بعد از جلسه | پیام تشکر، خلاصه و بررسی گزارش حضور |
اگر آمادهٔ برگزاری وبینار بعدی‌تان هستید، امکانات وبینار یومیت را ببینید یا برای انتخاب بسته به صفحهٔ تعرفه‌ها سر بزنید. اگر می‌خواهید پیش از خرید اتاق را امتحان کنید، راهنمای فعال کردن نسخهٔ آزمایشی رایگان را بخوانید.
پرسش‌های متداول دربارهٔ برگزاری وبینار
یک وبینار موفق چقدر باید طول بکشد؟
مدت مناسب به موضوع و مخاطب بستگی دارد. بهتر است جلسه را آنقدر کوتاه نگه دارید که همهٔ بخشها لازم باشند و زمانی هم برای پرسش و پاسخ کنار بگذارید.
آیا شرکتکنندهها باید برنامهای نصب کنند؟
در یومیت نه؛ شرکتکننده با باز کردن لینک در مرورگر رایانه یا گوشی وارد اتاق میشود.
چطور شرکتکنندهها را در طول وبینار درگیر نگه داریم؟
محتوا را در بخشهای کوتاه بچینید، بعد از هر بخش یک سؤال یا فرصت پرسش بگذارید و از چت و دست بالا بردن برای گفتوگو استفاده کنید.
بعد از وبینار چه کارهایی انجام دهیم؟
پیام تشکر همراه خلاصه و فایلها بفرستید، به غایبان جداگانه پیام دهید، گزارش حضور را بررسی کنید و از شرکتکنندهها بازخورد بگیرید.
برای اولین وبینار به چه تجهیزاتی نیاز داریم؟
یک رایانه، اینترنت پایدار، یک میکروفون یقهای یا هدست و نور مناسب روبهروی صورت برای شروع کافی است.
بیشتر بخوانید
صفحهٔ معرفی، فرم ثبت‌نام و لینک شخصی برای وبینارهای یومیت
در وبینار یومیت برای هر رویداد صفحهٔ معرفی و فرم ثبت‌نام، لینک ورود شخصی برای هر شرکتکننده، ورود فهرست از اکسل و گزارش حضور در دسترس است.